Déclaration de confidentialité

Ackermans & van Haaren NV, ayant son siège Begijnenvest 113, 2000 Antwerpen, enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0404.616.494 (RPM Anvers, division Anvers) (« Ackermans & van Haaren » ; « nous »), est le responsable du traitement des données décrit dans la présente Déclaration de confidentialité.

Ackermans & van Haaren attache une grande importance à la protection adéquate des données à caractère personnel et au respect de la législation applicable à cet égard, y compris le règlement général sur la protection des données (règlement 2016/679 de l'UE relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données).

Nous expliquons ci-dessous le type de données à caractère personnel que nous collectons, à quelles fins et sur quelle base juridique elles sont traitées, combien de temps nous conservons vos données à caractère personnel, si nous communiquons vos données à caractère personnel à des tiers, comment ces données à caractère personnel sont protégées et quels droits sont attachés à ces données à caractère personnel.

Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons ?

Nous collectons et traitons les données à caractère personnel que nous recevons dans le cadre de vos contacts avec Ackermans & van Haaren.

Il s'agit des données à caractère personnel suivantes :

 

  • les données à caractère personnel de (représentants de) nos actionnaires, et de (représentants de) futurs et anciens actionnaires. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet ci-dessous ;
  • les données à caractère personnel fournies directement par vous (par exemple, lors de l'inscription ou d’une demande envoyée par e-mail ou via notre site web). Lorsque vous vous abonnez à notre liste de diffusion pour recevoir certains documents relatifs à Ackermans & van Haaren (tels que les communiqués de presse et les rapports financiers), nous vous demandons de fournir certaines données à caractère personnel. Nous nous efforçons de limiter ces données à caractère personnel au minimum nécessaire. Exemples de catégories de données à caractère personnel que nous collectons et traitons de cette manière : votre nom, votre titre, vos coordonnées, les coordonnées de l'entreprise ou de la personne physique qui vous représente, votre fonction ;
  • les données à caractère personnel obtenues par votre utilisation de notre site. Nous pouvons notamment collecter, auprès des visiteurs de notre site, des données d'identification électronique supplémentaires et des informations sur votre navigateur et votre matériel. Nous pouvons recueillir des statistiques et des informations générales, par exemple en ce qui concerne l'utilisation de notre site. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous renvoyons à la Politique en matière de cookies sur notre site ;
  • les données à caractère personnel qui nous sont communiquées par la personne qui vous représente ou par l'un de nos prestataires de services (comme les institutions financières) ;
  • les données à caractère personnel obtenues à partir d'autres sources, telles que les registres publics ou les sources accessibles au public.

Vous n'êtes pas obligé de nous fournir vos données à caractère personnel. Toutefois, si vous choisissez de ne pas le faire, il y a un risque que nous ne soyons pas en mesure de fournir un accès complet à nos services et que nous ne soyons pas en mesure d'atteindre les finalités énoncées ci-dessous.

À quelles fins et sur quelle base juridique traitons-nous les données à caractère personnel ?

Nous partons du principe que nous ne traitons les données à caractère personnel qu'à des fins spécifiques : seules les données à caractère personnel pertinentes pour atteindre cette finalité sont traitées.

Essentiellement, nous traitons les données à caractère personnel pour nous permettre d’exercer nos activités, et notamment pour les finalités suivantes :

 

  • le respect de nos obligations légales et réglementaires ;
  • le maintien des contacts avec nos actionnaires, futurs actionnaires, analystes et autres relations d'affaires ;
  • la gestion de nos investissements (par exemple à des fins de gouvernance d'entreprise) ;
  • la diffusion de communiqués de presse, de rapports financiers et d'invitations à des tournées de présentation et à des événements ;
  • la réponse aux demandes que vous avez envoyées sur notre site ou par e-mail ;
  • pour la gestion et l'amélioration de notre site.

Pour la première des finalités décrites ci-dessus, nous basons le traitement de vos données à caractère personnel sur notre obligation légale. Pour les autres finalités, nous basons le traitement de vos données à caractère personnel sur votre consentement, sur la poursuite de nos intérêts légitimes en vue de la bonne gestion de notre entreprise, à condition d’avoir établi que vos droits et libertés ne prévalent pas sur ces intérêts, ou sur la nécessité de remplir une obligation contractuelle.

Données à caractère personnel des actionnaires

Nous traitons les données à caractère personnel suivantes de nos actionnaires ou de leurs représentants, afin :

  • de gérer le registre des actions nominatives dans le cadre de la conversion des actions dématérialisées en actions nominatives et inversement
  • de nous permettre d’identifier les actionnaires
  • de pouvoir préparer et organiser les assemblées générales, et de gérer les présences et les procédures de vote
  • de pouvoir payer les dividendes et autres distributions
  • de communiquer avec nos actionnaires

Les données à caractère personnel suivantes sont traitées pour les finalités précisées ci-dessus :

  • données d’identification
  • données de contact
  • données financières
  • informations relatives aux actions détenues
  • instructions de vote et comportement de vote

Si une assemblée générale se tient en partie physiquement et en partie virtuellement et que vous êtes présent physiquement, il est possible que vous apparaissiez à l’image durant la diffusion en direct. Toutefois, si l’on filme à l’endroit où vous vous trouvez, vous en serez toujours clairement informé au préalable. 

Si une assemblée générale se tient virtuellement, un prestataire de services externe nous assistera dans l’organisation de l’assemblée générale. Dans ce cas, ce prestataire de services externe peut faciliter l’inscription, la participation et le vote. 

Si une assemblée générale virtuelle est enregistrée, vous en serez informé au préalable. 

Dans le cadre de l’organisation des assemblées générales, vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec des tiers tels que des agents payeurs ou un prestataire de services qui nous assiste dans l’organisation de l’assemblée générale. Ces tiers traitent les données à caractère personnel sur nos instructions et toujours pour une des finalités susmentionnées. 

Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons et traitons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour développer et gérer notre relation professionnelle avec vous ou la personne qui vous représente. Vos données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées (en tenant compte également des obligations de conservation légales ou réglementaires).

Qui a accès à vos données à caractère personnel ? 

Chez Ackermans & van Haaren, l’accès à vos données à caractère personnel est réservé aux personnes qui ont besoin de ces données pour exercer leur fonction.

Afin d’atteindre une des finalités susmentionnées, nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à des tiers (prestataires de services) qui traitent des données à caractère personnel au nom de Ackermans & van Haaren (tels que prestataires informatiques, banques, services de soutien). Nous veillerons toujours à ce que les garanties appropriées soient données en vue de protéger vos données à caractère personnel conformément à la réglementation applicable. 

Nous pouvons également communiquer vos données à caractère personnel à des organismes publics, régulateurs, services de police ou tribunaux si nous y sommes obligés ou pour préserver nos droits dans des procédures judiciaires.

Nous prenons toutes les mesures techniques raisonnables pour conserver vos données à caractère personnel en toute sécurité et les protéger contre un accès non autorisé.

Vos droits

Vous avez le droit d'accéder à vos données à caractère personnel que nous traitons, de les faire rectifier ou de les faire effacer. Vous pouvez demander que le traitement de vos données à caractère personnel soit limité. Vous pouvez aussi vous opposer au traitement. Vous pouvez également demander le transfert de vos données à caractère personnel.

Vous pouvez exercer vos droits en envoyant une demande spécifique par e-mail à [email protected]. Vous devez joindre à cette demande une preuve d'identité à des fins d'identification. Nous n'utiliserons ces informations que pour vérifier votre identité.

En outre, vous pouvez toujours déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle.

Vous pouvez également, et à tout moment, vous désabonner de la diffusion de nos communiqués de presse et rapports financiers via la fonction prévue à cet effet sur le site. Vos données à caractère personnel ne seront plus traitées à ces fins.

Toute question ou tout commentaire concernant cette politique peut également être adressé à [email protected].

Vous trouverez de plus amples informations sur la protection de vos données à caractère personnel et vos droits à cet égard sur le site de l'Autorité belge de protection des données, www.autoriteprotectiondonnees.be

Modifications ultérieures

Cette déclaration est modifiée périodiquement afin de la mettre en conformité avec la réglementation, les directives ou les pratiques du marché applicables ou avec notre gestion d’entreprise. 

Les révisions entrent en vigueur lors de leur publication sur le site, la date en question étant clairement indiquée.

Dernière mise à jour : mars 2021