Ackermans & van Haaren NV, met zetel te Begijnenvest 113, 2000 Antwerpen, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0404.616.494 (RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen) (“Ackermans & van Haaren”; “wij”), is de verwerkings-verantwoordelijke van de in deze Privacyverklaring beschreven gegevensverwerkingen.
Ackermans & van Haaren hecht veel belang aan een passende bescherming van persoonsgegevens en aan de naleving van toepasselijke wetgeving in dit verband, m.i.v. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU-verordening 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens).
Hierna hebben wij uiteengezet welke soort persoonsgegevens door ons verzameld worden, voor welke doeleinden en op welke juridische basis deze worden verwerkt, hoe lang we uw persoonsgegevens bewaren, of we uw persoonsgegevens aan derden doorgeven, hoe deze persoonsgegevens worden beschermd en welke rechten verbonden zijn aan deze persoonsgegevens.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen en verwerken de persoonsgegevens die wij ontvangen in het kader van uw contacten met Ackermans & van Haaren.
Dit betreft de volgende persoonsgegevens:
- persoonsgegevens van (vertegenwoordigers van) onze aandeelhouders, (vertegenwoordigers van) toekomstige en voormalige aandeelhouders. Hierover meer informatie hieronder;
- persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden verstrekt (bijvoorbeeld bij registratie of via een verzoek per e-mail of via onze website). Wanneer u zich registreert op onze mailing list voor het ontvangen van bepaalde documentatie met betrekking tot Ackermans & van Haaren (zoals persberichten en financiële verslagen) vragen wij u bepaalde persoonsgegevens te verstrekken. Wij streven ernaar deze persoonsgegevens te beperken tot het noodzakelijke minimum. Voorbeelden van categorieën persoonsgegevens die wij aldus verzamelen en verwerken zijn : uw naam, uw aanspreektitel, uw contactgegevens, gegevens van de onderneming of natuurlijke persoon die u vertegenwoordigt, uw functie;
- persoonsgegevens verkregen door uw gebruik van onze website. Meer bepaald kunnen wij van bezoekers van onze website bijkomend elektronische identificatiegegevens en informatie over uw browser en hardware verzamelen. Wij kunnen statistieken en algemene informatie verzamelen bijvoorbeeld inzake het gebruik van onze website. Voor meer informatie hieromtrent verwijzen wij naar de Cookie Policy op onze website;
- persoonsgegevens die ons worden meegedeeld door de persoon die u vertegenwoordigt of door een van onze dienstverleners (zoals financiële instellingen);
- persoonsgegevens verkregen uit andere bronnen, zoals publieke registers of publiek toegankelijke bronnen.
U bent niet verplicht om ons uw persoonsgegevens over te maken. Indien u verkiest dit niet te doen, bestaat evenwel het risico dat we geen volledige toegang tot onze diensten kunnen bieden, en de onderstaande doeleinden niet kunnen bereiken.
Voor welke doeleinden en op welke juridische basis verwerken wij persoonsgegevens?
Ons uitgangspunt is dat wij persoonsgegevens louter verwerken voor een specifiek oogmerk waarbij enkel die persoonsgegevens die relevant zijn om deze doelstelling te bereiken, worden verwerkt.
In essentie verwerken wij persoonsgegevens om ons toe te laten onze bedrijfsvoering te doen, en meer bepaald voor de volgende doeleinden :
- het nakomen van onze wettelijke en reglementaire verplichtingen;
- het onderhouden van contacten met onze aandeelhouders, toekomstige aandeelhouders, analisten en andere zakelijke contacten;
- het beheer van onze investeringen (bijvoorbeeld voor corporate governance doeleinden);
- de verspreiding van persberichten, financiële verslaggeving en uitnodigingen voor roadshows en events;
- het beantwoorden van de verzoeken die u heeft verzonden op onze website of via e-mail;
- voor het beheer en de verbetering van onze website.
Voor het eerste van de hierboven beschreven doeleinden baseren wij de verwerking van uw persoonsgegevens op onze wettelijke plicht. Voor de andere doeleinden baseren wij de verwerking van uw persoonsgegevens op uw toestemming, de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen om een goede bedrijfsvoering te kunnen voeren waarbij we erover waken dat uw belangen en vrijheden niet zwaarder doorwegen, of omdat het noodzakelijk is met het oog op de uitvoering van een contractuele verplichting.
Persoonsgegevens van aandeelhouders
Wij verwerken van onze aandeelhouders of hun vertegenwoordigers volgende persoonsgegevens om:
- het register van de aandelen op naam te beheren en in het kader van omzettingen van gedematerialiseerde aandelen in aandelen op naam en omgekeerd
- ons toe te laten aandeelhouders te identificeren
- de algemene vergaderingen te kunnen voorbereiden, organiseren en aanwezigheden en stemprocedures te beheren
- dividenden en andere uitkeringen te kunnen betalen
- te communiceren met onze aandeelhouders
De volgende persoonsgegevens worden verwerkt voor de doeleinden zoals hierboven omschreven:
- identificatiegegevens
- contactgegevens
- financiële gegevens
- informatie met betrekking tot de gehouden aandelen
- steminstructies en stemgedrag
Indien een algemene vergadering deels fysiek en deels virtueel wordt gehouden en u fysiek aanwezig bent, kan het zijn dat u in beeld komt tijdens de livestream. U zal echter steeds duidelijk en voorafgaand op de hoogte worden gebracht indien er gefilmd wordt op de locatie waar u zich bevindt.
Indien een algemene vergadering virtueel wordt gehouden, zal een externe dienstverlener ons ondersteunen bij de organisatie van de algemene vergadering. De registratie, deelname en stemming kan in dat geval gefaciliteerd worden door deze externe dienstverlener.
Indien een virtuele algemene vergadering wordt opgenomen, wordt u hiervan voorafgaandelijk op de hoogte gebracht.
In het kader van de organisatie van algemene vergaderingen, kunnen uw persoonsgegevens gedeeld worden met derde partijen zoals paying agents of een dienstverlener die ons bijstaat bij de organisatie van de algemene vergadering. Deze derde partijen verwerken persoonsgegevens op onze instructie en steeds voor één van bovenvermelde doeleinden.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren en verwerken uw persoonsgegevens zolang als nodig om onze professionele relatie met u of de persoon die u vertegenwoordigt, te ontwikkelen en te beheren. Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze werden verzameld (tevens rekening houdend met eventuele wettelijke of reglementaire bewaringsverplichtingen).
Wie heeft toegang tot uw persoonsgevens?
De toegang tot uw persoonsgegevens is bij Ackermans & van Haaren beperkt tot de personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie.
Om bovenvermelde doeleinden te bereiken, kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan derden (dienstverleners) die namens Ackermans & van Haaren persoonsgegevens verwerken (zoals IT dienstverleners, banken, ondersteunende diensten). Wij zullen er steeds zorg voor dragen dat de passende waarborgen worden gegeven ter bescherming van uw persoonsgegevens met inachtneming van de toepasselijke regelgeving.
Wij kunnen uw persoonsgegevens eveneens doorgeven aan overheidsorganen, regelgevende instellingen, wetshandhavingsinstanties of rechtbanken indien wij hiertoe worden verplicht of om onze rechten te vrijwaren in juridische proceduren.
Wij nemen alle redelijke technische maatregelen om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en ze te beschermen tegen ongeoorloofde toegang.
Uw rechten
U heeft het recht om uw door ons verwerkte persoonsgegevens in te zien, te laten rectificeren, of te laten wissen. U kunt vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt. U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking. U kunt tevens vragen om uw persoonsgegevens te laten overdragen.
U kunt uw rechten uitoefenen door een specifiek verzoek te sturen via email naar [email protected]. Bij dit verzoek dient u een bewijs van uw identiteit te voegen voor identificatiedoeleinden. Wij zullen deze gegevens enkel gebruiken om uw identiteit te controleren.
U kunt ook te allen tijde een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit.
U kunt zich tevens te allen tijde afmelden voor de distributie van onze persberichten en financiële verslaggeving via de daartoe voorziene functie op de website. Uw persoonsgegevens zullen vervolgens niet langer verwerkt worden voor deze doeleinden.
Eventuele vragen of opmerkingen bij dit beleid, kunt u tevens richten aan [email protected].
Verdere informatie over de bescherming van uw persoonsgegevens en uw rechten in dit verband, kunt u terugvinden op de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Latere aanpassingen
Deze verklaring wordt periodiek aangepast om deze in overeenstemming te brengen met geldende regelgeving, richtlijnen, marktpraktijken of onze bedrijfsvoering.
Herzieningen worden van kracht bij publicatie op de website met duidelijke vermelding van de betrokken datum.
Laatste update: maart 2021